舉報政策

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嘉靈控股集團有限公司（2002 年 8 月 30 日於百慕達註冊成立）

日期：2025 年 09 月 30 日

引言
嘉靈控股集團有限公司（ 簡稱“公司”）的董事會致力於建立一個遵守規例、保持高水準的道德操守以及良好企業管治的文化。本舉報政策（ 簡稱“政策”） 將不會對任何就違法行為或違反公司準則或價值或對法律或道德有疑問的行為向管理層作出真誠舉報的員工造成不利。

本政策旨在為對本公司及其附屬公司/聯營公司（ 簡稱“集團”）內部任何已經發生或可能發生的非法行為、財務舞弊或對社會和環境危害表示關注的員工提供指引。舉報事宜的例子包括：

1. 犯罪活動，包括偽造、篡改公司文件/會計帳目；
2. 違反法律責任（包括疏忽，違約）；
3. 任何濫用職權謀取私利，例如內幕交易、在未經事先授權和在第三者無須要知情的情況下向他人披露機密和有產權的資訊,從商業夥伴例如供應商接受或索求任何有重大價值的事物的人士；
4. 未經授權下使用公司的資金；
5. 任何員工或高級管理層不遵守或違反公司內部和財務監控程序和政策；
6. 破壞以及危害工作環境；
7. 任何員工或服務對象受到性虐待或身體虐待的情況；以及
8. 有關上述任何事件的資訊被故意隱瞞或正在試圖隱瞞。

本政策與程序將不會作為僱員受聘合約的一部分，但將載於員工新入職培訓清單中。

A. 政策的宗旨

本公司制定本政策的宗旨是為引導員工在早期以正確的方式揭發這類不正當的行為。 政策旨在：

（i）增加員工信心就嚴重問題作出舉報、提出疑問和採取行動；
（ii）提供渠道讓員工作出舉報，並就因此採取的任何行動得到回應；
（iii）確保員工關注的問題得到回應，如果員工對所採取的措施不滿意，確保他們清楚下一步可採取的行動；以及
（iv）向員工保證，如果他們作出任何誠實的舉報，且有合理理由相信它們是真實的，他們將獲保護，免受潛在的報復或欺凌。

當有其他更合適的程序時，本政策將不適用，例如向人事部門提出個人的不平；對缺乏培訓的不滿。

B. 政策適用於誰？

本政策適用於任何涉及員工、供應商/承包商、顧問、和/或與本集團有業務關係的任何一方的上述行為。

C. 本政策對舉報者可提供甚麼的保障？

（i）本公司非常重視舉報政策，決不允許舉報者受到騷擾或迫害，並會採取適當措施保護真誠的舉報者；
（ii）任何潛在不當行為的調查，不會影響有關員工已經受到的任何紀律處分或裁員決定，反之，後者也不會影響調查過程；
（iii）任何人真誠及合理地提出指控，不管指控最終是否得到證實，將不會遭受任何懲罰；
（iv）本公司將盡一切努力，在合理及可行的基礎上確保舉報盡可能保密；以及
（v） 為舉報者提供協助，盡可能減少他/她所面臨的困難。這可能包括在需要的情況下就提供證據給予建議。如果需要，本公司會與你或你的代表人（若你選擇委任代表人）安排在公司以外的地點會面。

真誠舉報可疑欺詐行為，並遵守本政策規定的（本集團）員工，不應因此受到任何方面的偏見。

本政策不適用於個人投訴或（本集團）員工為謀取私利而惡意作出失實舉報，本公司將不會容許惡意行為。 該類人士可能會受到紀律處分。

D. 舉報程序

（i）員工可如何進行舉報？

  員工可以運用口頭或機密書面形式向以下聯絡人舉報：

• • 人力資源與行政經理（姓名：范舒容小姐, Cecilia；電話：2763 3203；電郵：wb.hra@karin.com.hk）；或
  • 財務與會計經理（姓名：吳淑儀小姐, Louisa；電話：2763 3111；電郵：wb.fa@karin.com.hk）；或
  • 任何一位獨立董事（姓名：Mr. Kuan Cheng Tuck， Mr. Lo Kim Seng or Mr. Share Wai Chiu, Victor；電話：2763 3120；電郵：wb.id@karin.com.hk）。
    （以上統稱為 “收件人” ）

舉報報告應力求屬實，並包含以下資訊以及清楚列明為機密文件以確保案件儘快獲得妥善調查：

1. 1. 員工的姓名、職銜及聯絡方式；
   2. 所關注的事項；
   3. 引起關注的原因；
   4. 關注事項的背景與來歷，包括相關人士的姓名，日期及地點；
      
   5. 任何證據/ 證明文件；
      
   6. 若關注事項曾向他人提及，他人是誰；以及
   7. 這名員工仍對事項表示關注的原因。

由於本公司將認真處理有關不當行為的舉報，並授權調查潛在及實際違規事故，因此這些報告應盡量避免以匿名形式提出。然而，員工或第三方基於某種原因而不欲直接向本公司收件人舉報潛在違規行為，則可向收件人提交匿名報告。 

雖然員工無須在排除合理懷疑的前提下證明指控的真實性，不過他們在舉報前，必須確保有充足理據。

（ii）調查將如何進行？

1. 1. 一旦有人主動舉報，收件人將就舉報報告進行初步評估，以決定應如何著手調查；
   2. 在調查過程中，收件人可能會聯絡舉報者或其他人員，以穫取更多可協助調查的資訊與資料；
   3. 收件人在展開調查時必須格外謹慎以及適時處理，以避免導致 “誤導性或不正確” 的調查結果、可能有損證據的舉動，或對任何一方提出錯誤指控；
   4. 受保密的調查結果將不會向任何人披露及討論，除非是有合理理由需要知道調查結果的人士；
   5. 為確保不妨礙調查工作的進行，舉報者對於已作出舉報的事實，舉報事宜的性質，以及所牽涉人士的身份，亦須予以保密；
   6. 一旦調查完畢，舉報者一般將在調查結束的七個工作天內收到一份調查報告。 該報告將在商業、法律和保密範圍內盡可能列出調查結果以及已採取的行動；
   7. 有關關注事項的現狀以及所採取的糾正措施的季度報告將發給審計及風險管理委員會檢閱；
   8. 審計及風險管理委員會將檢討本公司針對舉報案所採取的行動，以確保審查欺詐行為的過程不存在任何偏見，而且符合專業操守以及本公司政策；
   9. 若收件人無法解決，案件或將交由審計及風險管理委員會檢討及調查。審計及風險管理委員會將向董事會建議有必要採取的行動。在董事會給予批准後，所建議的行動將獲推行；以及
   10. 在適當的情況下，案件或將交由高級管理層（除收件人以外）、內部審計部，或董事會成立的委員會調查。案件也可能會通過紀律處分方式進行調查：
       –    轉介警方處理；
       –    轉介外部審計師處理 ；或
       –    作為獨立調查案件。

（iii）如何進一步處理關注事件？

若你不確定是否應遵從本政策，或是於任何階段欲尋求獨立意見，你可以聯絡以下任何一人：

• • 人力資源與行政經理（姓名：范舒容小姐, Cecilia；電話：2763 3203；電郵：wb.hra@karin.com.hk）；或
  • 財務與會計經理（姓名：吳淑儀小姐, Louisa；電話：2763 3111；電郵：wb.fa@karin.com.hk）；或
  • 任何一位獨立董事（姓名：Mr. Kuan Cheng Tuck， Mr. Lo Kim Seng or Mr. Share Wai Chiu, Victor；電話：2763 3120；電郵：wb.id@karin.com.hk）。

E. 企業記錄與監控

(i) 各部門將確保它們的內部安排足以符合本政策的要求，人力資源部門將確保部門經理及執行人員獲得充分培訓來實行這項政策；

(ii) 本集團行政總裁將保存一份企業記錄冊，將所有提呈給他的受關注事項記錄下來。記錄年期不應超過七年（或不超過相關法規所訂的其他期限）。所有負責處理受關注事件的部門經理和執行人員以及/或高級管理層必須確保行政總裁獲得足夠有關受關注事項的資料以記錄在記錄冊上； 以及

(iii) 管理層將定期檢討企業記錄冊及提交季度報告，供審計及風險管理委員會和董事會進行檢閱。該報告將不提及任何員工的名字，只有所提出的關注事項、類似事項的數目，和那個部門有關、和那個職務有關（若非機密）、所採取的行動，以及從中獲得的教訓，以確保：

a.  本公司和/或相關部門不會重犯錯誤；以及
b.  所有部門獲得公平對待。

為避免產生疑問，上述公司記錄冊和季度報告僅供內部審計師審查。

審計及風險管理委員會及董事會將在每年年初檢討本政策。審計及風險管理委員會或將提出修訂建議供董事會批准，以確保政策的持績有效性。